La présente politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois en décembre •, 2023.

Michael T. Owen and Associates Insurance Agencies Inc. (« O&A », « nous », « notre », « nos ») reconnaît l’importance de votre droit à la vie privée et souhaite que vous sachiez comment nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels qui vous identifient individuellement et comment nous nous engageons à respecter nos obligations en vertu des lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée.

La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations personnelles lorsque vous utilisez notre site web www.owenandassoc.com, tout sous-domaine fourni par O&A et tout site mobile connexe (collectivement le « Site ») et nos services de gestion des risques et de courtage commercial, d’administration des prestations, d’assurance aux États-Unis et à l’étranger et nos services de courtage et de conseil (collectivement, les « Services »). Il explique également comment vous pouvez nous contacter pour toute question sur la manière dont nous traitons vos informations. Nous ne collecterons, n’utiliserons et ne divulguerons vos informations personnelles que conformément à la présente politique de confidentialité.

VEUILLEZ NOTER QU’O&A N’OFFRE PAS ACTUELLEMENT DE PLANS INDIVIDUELS AUX RÉSIDENTS DU QUÉBEC. SI VOUS RÉSIDEZ AU QUÉBEC, LA PORTÉE DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EST STRICTEMENT LIMITÉE À VOTRE UTILISATION DU SITE ET À TOUTE INFORMATION QUE VOUS AVEZ CHOISI DE NOUS FOURNIR SI VOUS NOUS CONTACTEZ.

En fonction du service, nous pouvons fournir des avis de confidentialité supplémentaires ou différents pour les relations spécifiques que vous entretenez avec nous ou pour souligner la manière dont nous utilisons vos informations personnelles pour des services spécifiques. Le cas échéant, nous indiquerons clairement quels avis s’appliquent à quelles relations et à quels services.

En cliquant sur la case à cocher lors de votre première visite sur le site pour indiquer votre consentement, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité, vous acceptez et consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation ainsi qu’à tout autre traitement de vos informations personnelles tel que décrit dans la présente politique de confidentialité.  Si vous n’acceptez pas les conditions de la présente politique de confidentialité, veuillez ne pas utiliser notre site ou nos services et ne pas nous fournir vos informations personnelles.

Quelles sont les informations personnelles que nous recueillons?

On entend par information personnelle toute information concernant une personne identifiable. Les données anonymes sont des données qui ne sont pas associées ou liées aux informations personnelles d’une personne ou qui ne permettent pas d’identifier facilement des personnes (« données anonymes »). Nous ne considérons pas les informations personnelles comme des données anonymes.

Nous recueillons vos informations personnelles lorsque vous nous les fournissez ou lorsque vous utilisez nos services. Nous pouvons également collecter des informations vous concernant auprès de certains tiers. Dans la plupart des cas, c’est vous qui décidez des informations que vous nous fournissez. Dans certains cas, si vous choisissez de ne pas nous fournir d’informations personnelles, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser pleinement nos services. Les types d’informations personnelles que nous pouvons collecter incluent, mais ne sont pas limités :

• à des informations de contact telles que votre nom, votre date de naissance, votre adresse personnelle, votre courriel et le nom de votre entreprise;
• au numéro d’assurance sociale, aux informations sur la paie, aux informations sur le salaire;
• au nom, à la date de naissance, à l’adresse du domicile et au numéro d’assurance sociale de votre/vos personne(s) à charge; et
• à votre adresse IP.

Objectifs de la collecte de vos informations personnelles

Nous collectons, utilisons et divulguons vos informations personnelles afin de vous fournir nos services.  Nous collectons, utilisons et divulguons également vos informations personnelles pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires et comme cela peut être autorisé ou exigé par les lois applicables.  Nous n’utiliserons les informations personnelles que nous collectons qu’aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.  Nous collectons vos informations personnelles aux fins suivantes et conformément aux lois applicables :

• vous présenter notre site et son contenu;
• vous fournir des informations, des produits ou des services que vous nous demandez;
• pour atteindre les objectifs pour lesquels vous avez fourni les informations ou qui ont été décrits lors de leur collecte, ou tout autre objectif pour lequel vous les avez fournies;
• pour vous informer des modifications apportées à notre site ou aux services que nous proposons;
• pour améliorer notre site ou nos services, notre marketing ou nos relations et expériences avec les clients;
• pour vous fournir nos services;
• pour vérifier et confirmer votre identité;
• pour comprendre vos besoins en matière d’assurance;
• pour vous inscrire à un programme;
• pour établir et maintenir des relations commerciales avec vous, y compris pour répondre à vos questions concernant nos services;
• pour répondre aux questions que vous envoyez par courriel ou par l’intermédiaire de notre site;
• sous réserve de la législation applicable, pour vous informer d’autres services et événements fournis par nous et susceptibles de vous intéresser;
• pour personnaliser l’apparence du site qui vous est présenté;
• pour obtenir votre avis sur notre site et nos services, y compris dans le cadre d’enquêtes;
• pour suivre les informations comportementales sur le site afin de proposer un contenu similaire lors de visites ultérieures;
• pour soutenir nos fonctions commerciales telles que les processus commerciaux internes, le marketing et la publicité; et
• pour répondre à toute exigence légale ou réglementaire.

Quand collectons-nous des informations personnelles?

Nous pouvons collecter vos informations personnelles lorsque vous nous les fournissez volontairement en utilisant notre site et nos services ou auprès de sources tierces. Par exemple, nous pouvons vous demander de fournir des informations personnelles si vous :

• utilisez notre site et nos services;
• nous envoyez une question ou un commentaire par courriel ou par téléphone;
• vous vous inscrivez pour recevoir des bulletins d’information, des articles et des mises à jour concernant nos services; ou
• participez à des fonctions de notre site et de nos services qui demandent des informations personnelles.

Nous pouvons recevoir des informations personnelles vous concernant de la part de sources tierces, telles que notre service de traitement des paiements, ou si elles sont accessibles au public. Nous utilisons ces informations pour (i) contribuer à nos opérations commerciales; et (ii) garantir que les services que vous avez achetés sont fournis de manière appropriée. Vous autorisez la collecte de vos données personnelles auprès de ces sources et, le cas échéant, vous autorisez ces sources à nous communiquer vos données personnelles aux fins susmentionnées.

En utilisant notre site ou nos services, vous pouvez avoir la possibilité de visiter des sites tiers par le biais d’hyperliens fournis par notre site ou nos services afin de faciliter votre utilisation de ces derniers (« sites liés »). Toute information personnelle publiée, utilisée ou divulguée sur des sites liés est soumise à la politique de confidentialité de ces derniers et n’est pas soumise à la présente politique de confidentialité.

Si vous vous entretenez avec l’un de nos représentants par téléphone, il se peut que l’on vous demande de fournir des informations personnelles pour les raisons suivantes :

• établir un registre des informations que vous fournissez;
• prendre ou vérifier vos instructions;
• confirmer votre identité;
• maintenir des niveaux de service de qualité; et
• aider à la formation du personnel.

Limitation de la collecte d’informations personnelles

Nous limitons la collecte d’informations personnelles aux informations nécessaires pour atteindre les objectifs identifiés dans la présente politique de confidentialité et nous collectons, utilisons et divulguons vos informations personnelles uniquement conformément à la présente politique de confidentialité.

Consentement, utilisation, divulgation et conservation des informations personnelles

En fonction de la sensibilité des informations personnelles, votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des informations personnelles peut être implicite, présumé (à l’aide d’un mécanisme d’exclusion) ou explicite. Le consentement explicite peut être donné oralement, par voie électronique ou par écrit. Le consentement implicite est un consentement qui peut être raisonnablement déduit de votre action ou de votre inaction.

Vos informations personnelles ne seront pas utilisées sans votre consentement à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées ou conformément aux lois applicables. De temps à autre, nous pouvons souhaiter utiliser des informations personnelles à des fins nouvelles ou supplémentaires, dans ce cas nous modifierons la politique de confidentialité pour y inclure ces fins nouvelles ou supplémentaires et nous obtiendrons votre consentement en continuant d’utiliser notre site et nos services. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous utilisons vos informations personnelles, nous vous en informerons par courriel à l’adresse principale que vous nous avez fournie ou qui est spécifiée dans votre compte, et nous pourrons également publier un avis sur la page d’accueil du site.

Nous pouvons générer des données anonymes à partir d’informations personnelles collectées par le biais du site et des services en supprimant les informations qui rendent les données personnellement identifiables à un individu. Ces données anonymes comprennent, sans s’y limiter, les informations que nous recueillons lors de votre utilisation de notre site et de nos services.  Nous pouvons utiliser ces données anonymes et ces données agrégées à toute fin raisonnable, sous réserve des lois applicables. Nous ne divulguons pas ces données à des tiers.

Nous ne conservons vos informations personnelles qu’aussi longtemps que nous en avons besoin pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées et pour nous conformer à nos obligations légales.

Nous pouvons également utiliser et divulguer vos informations personnelles à des prestataires de services, des responsables du traitement des données et d’autres tiers (« Tiers ») dans les circonstances limitées suivantes :

• à des tiers qui nous aident dans nos opérations, notre site et nos services, y compris, mais sans s’y limiter, pour les services à la clientèle, nos opérations commerciales, le contrôle et l’analyse de l’activité du site, ainsi que l’exploitation et la maintenance du site; ces tiers ne peuvent utiliser vos informations personnelles qu’aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité;
• lorsque cela est nécessaire pour préserver (i) notre sécurité, notre propriété ou d’autres droits; (ii) nos représentants, nos clients et les utilisateurs du site ainsi que les parties prenantes; (iii) pour mener des enquêtes sur d’éventuelles violations de la loi, y compris pour détecter et prévenir les fraudes;
• pour identifier, contacter ou intenter une action en justice contre une personne susceptible de violer un accord conclu avec nous;
• pour enquêter sur des violations des garanties de sécurité ou coopérer avec des autorités gouvernementales ou réglementaires dans le cadre d’une affaire juridique;
• avec votre consentement; ou
• si la loi l’exige ou l’autorise.

Transferts de données

Comme indiqué ci-dessus, nous pouvons engager des tiers pour effectuer certains services en notre nom et pour fournir les services d’une autre manière. Ces tiers peuvent stocker, traiter et transférer des informations personnelles sur des serveurs situés en dehors de la province de Québec et du Canada. Ces tiers peuvent stocker, traiter et transférer des informations personnelles sur des serveurs situés en dehors de la province de Québec et du Canada.  Par conséquent, les informations personnelles peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part des gouvernements, des tribunaux ou des autorités chargées de l’application de la loi dans ces juridictions, conformément à la législation en vigueur dans ces juridictions.  Par exemple, les informations peuvent être partagées en réponse à des demandes valables des autorités gouvernementales, des tribunaux et des autorités chargées de l’application de la loi dans ces pays. Sous réserve des lois applicables dans ces autres juridictions, nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que des protections comparables sont en place pour maintenir des protections sur les informations personnelles qui sont équivalentes à celles qui s’appliquent au Canada.

Si vous avez des questions concernant nos politiques et pratiques en matière d’utilisation de fournisseurs de services tiers en dehors de la province de Québec ou du Canada, y compris en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la divulgation et le stockage d’informations personnelles par ces fournisseurs de services pour nous ou en notre nom, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous.

Témoins de connexion, pixels espions et autres technologies similaires

Vous pouvez avoir consenti à ce qu’O&A utilise des technologies et des services de collecte automatique de données lorsque vous interagissez avec le site et les services. Ces technologies et services enregistrent et collectent des informations qui identifient votre ordinateur, suivent votre utilisation du site et des services et collectent certaines autres informations vous concernant et concernant vos habitudes de navigation. Ces technologies et services de collecte de données nous permettent de stocker et de gérer les préférences des utilisateurs, d’activer le contenu, de fournir des publicités ciblées et de collecter des données d’utilisation et d’analyse pour assurer le bon fonctionnement de notre site sur votre ordinateur ou votre appareil. Ces technologies de collecte de données peuvent inclure des témoins de connexion, des pixels espions et d’autres dispositifs similaires sur ce site et ces services afin d’améliorer la fonctionnalité et la navigation pour nos visiteurs. Les témoins de connexion et autres technologies de suivi sont couramment utilisés par les sites web et les applications grâce auxquels des informations sont collectées sur vos activités en ligne. Pour les résidents du Québec, lors de votre première visite sur le site, vous pouvez activer, personnaliser ou refuser l’utilisation par O&A de ces technologies et services de collecte de données.

Un témoin de connexion est un petit fichier de données qui est placé sur votre ordinateur ou un autre appareil électronique afin que votre appareil se « souvienne » des informations lorsque vous visitez un site.

Les pixels espions et les balises sont de petites chaînes de code utilisées conjointement avec un témoin de connexion et qui nous permettent d’enregistrer les activités sur notre site.  Les balises Internet, les balises graphiques et les fonctions similaires de type « pixel espion » nous permettent de compter le nombre d’utilisateurs qui ont visité une page web particulière ou d’accéder à certains témoins de connexion.

Nous pouvons utiliser des pixels espions sur ce site pour compter les utilisateurs et les reconnaître en accédant à nos témoins de connexion. Le fait de pouvoir accéder à nos témoins de connexion nous permet de personnaliser ce site et d’améliorer votre expérience sur notre site. Nous pouvons également inclure des pixels espions dans les courriels au format HTML que nous envoyons afin de déterminer quels courriels ont été ouverts. Les informations recueillies par le biais de ces mécanismes comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants : (i) votre adresse IP; (ii) le type de navigateur web et le système d’exploitation utilisés; (iii) les pages du site visitées par l’utilisateur; et (iv) les autres sites visités par l’utilisateur avant de se rendre sur notre site. Les pixels espions peuvent également être utilisés pour vous proposer des publicités basées sur les centres d’intérêt.

Vous pouvez configurer votre navigateur Internet de manière à être averti lorsque des témoins de connexion sont stockés, vous pouvez décider au cas par cas si vous souhaitez accepter les témoins de connexion ou vous pouvez refuser d’accepter tous les témoins de connexion. Toutefois, si vous n’acceptez pas les témoins de connexion, il se peut que vous soyez limité dans l’utilisation de notre site. Vous pouvez à tout moment supprimer les témoins de connexion déjà stockés sur votre disque dur. Vous trouverez plus de détails sur la manière de procéder dans le mode d’emploi de votre programme de navigation Internet.

Analyse par des tiers

Notre site utilise des services d’analyse de tiers tels que Google Analytics et Google Ad-Words, service d’analyse du web de Google. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour analyser l’utilisation que vous faites de notre site. Les informations générées par le témoin de connexion concernant votre utilisation de notre site (y compris votre adresse IP) sont envoyées à un serveur de Google aux États-Unis et y sont stockées. Google utilisera ces informations pour évaluer votre utilisation de notre site, compiler des rapports sur l’activité du site à l’intention de ses exploitants et fournir d’autres services Internet liés à l’activité du site. En outre, Google peut transférer ces informations à un tiers lorsque la loi l’exige ou dans le cas où un tiers traite les informations pour le compte de Google.  Google n’utilisera en aucun cas votre adresse IP en relation avec d’autres informations détenues par Google. Vous pouvez configurer votre navigateur Internet de manière à interdire l’installation de témoins de connexion, mais nous devons souligner que certaines caractéristiques et fonctions de notre site seront alors inutilisables. En utilisant notre site, vous consentez au traitement des données vous concernant collectées par Google de la manière décrite ci-dessus et dans le but susmentionné.  Le consentement à la collecte et au stockage des données peut être retiré à tout moment en cliquant sur le lien suivant : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en.  Compte tenu du débat concernant l’utilisation d’outils analytiques utilisant les adresses IP complètes, nous souhaitons souligner que notre site utilise la fonction « Anonymiser l’IP » de Google Analytics qui fonctionne avec une forme abrégée des adresses IP afin d’éviter l’identification personnelle directe.

Nous utilisons également les témoins de connexion pour effectuer des évaluations de fréquence, des évaluations de l’utilisation des pages et des évaluations marketing. Pour ces évaluations, nous utilisons ces informations de témoins de connexion sans lien avec vos informations personnelles, afin qu’elles soient totalement anonymes.

Comment nous protégeons vos informations

Nous maintenons des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos informations personnelles contre la perte, le vol et l’accès non autorisé.  Toutes les informations personnelles que vous nous fournissez sont échangées sur un serveur sécurisé. Malheureusement, aucune transmission de données sur Internet ne peut être garantie à 100 %. Par conséquent, bien que nous nous engagions à protéger vos informations personnelles, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité des informations que vous nous fournissez.

Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à votre compte sur notre site, mais vous êtes seul responsable de la confidentialité de votre nom d’utilisateur, de votre mot de passe et de toute autre information relative à votre compte. Nous prenons également des mesures raisonnables pour nous assurer que nos employés sont conscients de l’importance de préserver la confidentialité des informations personnelles et que les personnes non autorisées n’ont pas accès aux informations personnelles que nous avons supprimées ou détruites.

Accès individuel et exactitude des informations personnelles

Vous pouvez demander l’accès aux informations personnelles que nous détenons en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous, et nous vous répondrons dans les délais prévus par les lois applicables. Nous devrons vérifier votre identité avant de vous fournir les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cette demande d’accès est gratuite, sauf si vous avez besoin de copies des documents. Il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous donner accès à vos informations personnelles si celles-ci ne peuvent être séparées des informations personnelles d’autres personnes, si elles ne peuvent être divulguées pour des raisons de sécurité ou de confidentialité commerciale, ou si elles sont protégées par un privilège juridique. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos informations personnelles, nous vous informerons des raisons pour lesquelles l’accès vous est refusé, à moins que la loi ne nous l’interdise.

Vous pouvez demander à mettre à jour et à modifier vos informations personnelles aux coordonnées indiquées ci-dessous. Nous nous efforcerons de corriger ou de renseigner toute information personnelle dont vous nous indiquerez l’inexactitude ou l’incomplétude.  Le cas échéant, les informations modifiées seront transmises à des tiers ayant accès à ces informations.

Communications électroniques

En vous inscrivant pour recevoir les services, vous avez peut-être également choisi de recevoir des communications par courriel de notre part. Si vous avez choisi de recevoir de telles communications, nous pouvons utiliser ces informations pour : communiquer avec vous au sujet des services et des promotions; vous fournir d’autres informations que vous demandez; et/ou améliorer nos offres de produits et de services.

Vous aurez toujours la possibilité de vous « désabonner » de nos courriels ou autres communications à tout moment et nous veillerons à ce que nos courriels contiennent des instructions sur la manière de se désabonner si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels de notre part à l’avenir. Nous offrons en permanence la possibilité de se désabonner ou de refuser d’être contacté par nous en accédant à notre site, par courriel à l’adresse info@owenandassoc.com.

Si vous décidez de vous désabonner, nous vous contacterons uniquement (i) aux fins autorisées par la loi applicable; (ii) pour vous envoyer des avis de modification de notre politique de confidentialité; ou (iii) pour recevoir des messages relatifs au service.

Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier ou de remplacer la présente politique de confidentialité à notre seule discrétion et à tout moment. Veuillez vérifier de temps en temps pour vous assurer que vous êtes au courant de toute mise à jour ou modification de la présente politique de confidentialité. Nous publierons la version la plus récente sur notre site et nous indiquerons en haut de cette page la date de la dernière révision de cette politique de confidentialité. En ce qui concerne les modifications matérielles apportées à la présente politique de confidentialité, nous vous en informerons par courriel à l’adresse électronique principale que vous nous avez fournie ou qui est spécifiée dans votre compte, ou nous pourrons également publier un avis sur la page d’accueil du site. Lors de votre première visite sur notre site après de tels changements, nous vous demanderons votre consentement. Par ailleurs, en continuant d’accéder à ce site ou à l’utiliser après de telles modifications, vous acceptez la politique de confidentialité telle qu’elle a été révisée.

Les mineurs

O&A ne recueille des informations personnelles qu’auprès des personnes qui indiquent qu’elles ont atteint l’âge de la majorité dans leur province de résidence ou qu’elles ont plus de 14 ans dans la province de Québec (« L’âge de la majorité »). Si nous apprenons que nous avons recueilli par inadvertance des informations personnelles auprès d’une personne n’ayant pas atteint l’âge de la majorité (« mineur »), nous supprimerons ces informations de nos systèmes. Si vous êtes mineur, ne soumettez ni ne publiez aucune information sur le site et ne nous communiquez aucune information personnelle.  Si un mineur nous a déjà fourni des informations personnelles, le parent ou le tuteur du mineur peut nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessous afin de supprimer ces informations, et nous les supprimerons sans délai.

Votre consentement aux conditions de la présente politique de confidentialité

En cliquant sur la case à cocher lors de votre première visite sur le site, vous acceptez qu’O&A recueille vos informations personnelles et vous consentez volontairement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation ainsi qu’au transfert de vos informations personnelles conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord avec l’une des dispositions de la présente politique de confidentialité, veuillez ne pas utiliser notre site ou nos services et ne pas nous fournir d’informations personnelles. Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines fins identifiées dans la présente politique de confidentialité à tout moment en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, vous reconnaissez qu’O&A pourrait ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services ou informations qui pourraient vous être utiles.

Comment nous contacter

Vos rétroactions sont les bienvenues. Si vous avez des questions, des rétroactions ou des préoccupations concernant la présente politique de confidentialité, ou si vous souhaitez effectuer l’une des opérations suivantes :

• consulter les informations personnelles que vous nous avez déjà transmises afin de les corriger, de les mettre à jour ou de les supprimer de nos fichiers;
• si votre enfant mineur a utilisé ce site et nous a envoyé des informations personnelles, supprimez ces informations de nos fichiers;
• retirer votre consentement à l’utilisation de vos informations personnelles par O&A;
• demander plus d’informations sur la durée de conservation de vos informations personnelles;
• demander plus d’informations sur les catégories de personnes qui ont accès à vos données personnelles chez O&A;
• demander à ce que nous ne vous envoyions pas de communications électroniques ou que nous ne vous contactions pas d’une autre manière; ou
• signaler toute violation de la présente politique de confidentialité ou toute plainte concernant la protection de vos informations personnelles.

Veuillez nous contacter à l’adresse suivante

301-40 Huron Street

Collingwood, Ontario L9Y 4R3

ou info@owenandassoc.com et nous vous répondrons dans les plus brefs délais.